La loi du 14 novembre 2020 prolonge jusqu’au 16 février 2021 l’état d’urgence sanitaire, déclaré le 17 octobre 2020 pour une durée initiale d’un mois.
En prorogeant l’état d’urgence sanitaire, le législateur a entendu maintenir certaines dispositions concernant les modalités de réunion des organes délibérants des collectivités territoriales et qui figuraient dans l’ordonnance n° 2020-562 du 13 mai 2020 visant à adapter le fonctionnement des institutions locales et l’exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux à la prolongation de l’état d’urgence sanitaire dans le cadre de l’épidémie de covid-19, puis prorogées par la loi n° 2020-760 du 22 juin 2020 tendant à sécuriser l’organisation du second tour des élections municipales et communautaires de juin 2020 et à reporter les élections consulaires. Elles ont toutefois pris fin le 30 août 2020.
Plus précisément, jusqu’au terme de l’état d’urgence (donc à ce jour, jusqu’au 16 février prochain), la collectivité a la possibilité de choisir les modalités suivantes :
Sur le lieu de réunion (article 6 I. de la loi) :
S’il s’avère que le lieu de réunion habituel de l’organe délibérant ne permet pas d’assurer sa tenue dans des conditions conformes aux règles sanitaires en vigueur, l’exécutif peut décider de réunir le conseil en tout lieu, dès lors que ce lieu ne contrevient pas au principe de neutralité, qu’il offre les conditions d’accessibilité et de sécurité nécessaires et qu’il permet d’assurer la publicité des séances.
Une condition procédure s’impose alors : l’exécutif doit informer préalablement l’autorité préfectorale de ce changement de lieu de réunion.
Sur la présence du public (article 6 II. de la loi) :
L’exécutif a la liberté de choisir entre trois modalités de réunion du conseil de la collectivité :
– Public autorisé à assister à la réunion du conseil municipal sans limite du nombre de personnes (sauf pendant le confinement où là il est impossible de réunir du public à l’exception des journalistes ou des personnes qui justifieraient d’un motif professionnel pour y assister).
– Nombre limité de personnes autorisées à assister à la réunion du conseil.
– Public non autorisé à assister à la réunion du conseil.
Dans ce dernier cas, il faudra prévoir une retransmission des débats en direct de manière électronique (diffusion sur internet ou à l’extérieur de la salle du son et/ou de l’image etc.).
En effet, à la différence du huis-clos (qui, pour les communes, peut toujours être décidé conformément à l’article L. 2121-18 du CGCT), l’absence de public présent physiquement à la séance, en raison de l’urgence sanitaire, ne remet pas en cause la publicité de la séance.
Dans l’hypothèse où l’exécutif de la collectivité décide de limiter le nombre de personnes ou interdire l’accès du public, il faudra le préciser dans la convocation.
Sur le quorum (article 6 IV. de la loi) :
De la même manière que le législateur l’avait prévu lors de la première période d’urgence sanitaire, le quorum est de nouveau fixé, jusqu’au 16 février 2021, au 1/3 des membres présents et non à la moitié comme l’exige le Code général des collectivités territoriales (pour les communes, article L. 2121-17).
Cette dérogation s’applique aux organes délibérants des collectivités locales et à leurs établissements publics (dont les syndicats mixtes) mais aussi aux commissions permanentes des conseils départementaux et régionaux et aux bureaux des EPCI à fiscalité propre.
Si, après une première convocation régulièrement faite, ce quorum n’est pas atteint, l’organe en question sera à nouveau convoqué à 3 jours au moins d’intervalle. Dans ce dernier cas, aucune condition de quorum ne sera requise.
Sur les procurations (article 6 IV. de la loi) :
Par dérogation à la règle de droit commun selon laquelle un membre des organes précités ne peut être porteur que d’une seule procuration, pendant la période d’urgence sanitaire, il pourra être porteur de deux pouvoirs.
Sur la visioconférence ou audioconférence (article 6 V. de la loi) :
La loi du 14 novembre 2020 proroge jusqu’au 16 février 2021 les dispositions qui avaient été mises en œuvre par l’ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 en matière de téléconférence des réunions des organes délibérants des collectivités locales, des commissions permanentes des collectivités territoriales et des bureaux des EPCI.
Ainsi, l’exécutif de la collectivité pourra décider que la réunion de l’organe en question se tient par visioconférence ou à défaut audioconférence.
Lorsqu’il s’agit de la première réunion de l’organe à distance, la convocation doit alors préciser les modalités techniques de celles-ci et au cours de cette séance, il faudra déterminer par délibération les modalités d’identification des participants, d’enregistrement et de conservation des débats et les modalités de scrutin.
En cas de visioconférence ou d’audioconférence, les votes ne peuvent avoir lieu qu’au scrutin public. En cas de partage, la voix du maire ou du président est prépondérante.
En cas d’adoption d’une demande de vote secret, le maire ou le président reporte ce point de l’ordre du jour à une séance ultérieure. Cette séance doit alors se tenir en présence physique.
Chaque fois que l’organe est réuni à distance, il doit en être fait mention sur la convocation.
Il faut alors être vigilant sur le fait que la réunion à distance du conseil ne doit pas remettre en cause le principe de publicité des débats. Le public doit avoir accès à ceux-ci en direct, de manière électronique (diffusion sur internet ou à l’extérieur de la salle du son et/ou de l’image etc.).